Les recruteurs peuvent envoyer des e-mails aux candidats à chaque étape du processus de recrutement dans JobCloud ONE. Ils peuvent contacter un candidat individuellement ou envoyer le même e-mail à plusieurs candidats à la fois.
Les recruteurs peuvent créer et réutiliser des modèles de message afin de communiquer de manière cohérente et de gagner du temps. Les modèles sont partagés avec l’ensemble des recruteurs du même espace de travail. JobCloud ONE enregistre les e-mails envoyés dans la candidature concernée, ce qui permet aux recruteurs de suivre les échanges avec les candidats.
Cette fonctionnalité permet uniquement l’envoi d’e-mails. Les e-mails sont envoyés depuis l’adresse noreply@jobcloud.ch. JobCloud ONE affiche les e-mails envoyés aux candidats, mais n’affiche ni ne suit leurs réponses.
Cas d'utilisation typique
Les recruteurs peuvent utiliser cette fonctionnalité pour tenir les candidats informés tout au long du processus de recrutement. Ils peuvent par exemple confirmer qu’une candidature est en cours d’examen, informer les candidats des prochaines étapes, les inviter à un entretien ou les informer de la fin du processus de recrutement.
Les modèles sont utiles pour les e-mails que les recruteurs envoient régulièrement. Ils permettent de maintenir une communication cohérente et de réduire le travail manuel. Les recruteurs peuvent par exemple créer des modèles pour les confirmations de candidature, les invitations à un entretien, les mises à jour du processus de recrutement et les e-mails de rejet.
L’e-mail de rejet standard existant, y compris ses traductions disponibles, reste disponible. Les recruteurs qui n’ont pas besoin de modèles personnalisés peuvent continuer à l’utiliser.
Instructions:
Contacter des candidats par e-mail
- Ouvrez l’offre d'emploi concernée et sélectionnez la candidature ou les candidatures que vous souhaitez contacter.
- Créez un nouveau message.
- Sélectionnez un modèle de message existant ou rédigez un nouveau message.
- Vérifiez l’objet et le contenu de l’e-mail avant de l’envoyer.
- Si vous contactez plusieurs candidats, assurez-vous que chaque candidat sélectionné doit recevoir la même communication.
- Envoyez le message.
JobCloud ONE envoie l’e-mail depuis l’adresse noreply@jobcloud.ch. Les candidats peuvent répondre à l’e-mail, mais leurs réponses ne sont ni affichées ni suivies dans JobCloud ONE. Indiquez un autre moyen de contact si vous attendez ou avez besoin d’une réponse de la part d’un candidat.
Créer et gérer des modèles de message
- Ouvrez la liste des modèles de message dans la section de gestion des candidatures de JobCloud ONE.
- Créez un nouveau modèle.
- Ajoutez un nom de modèle clair qui aide les autres recruteurs à comprendre quand l’utiliser.
- Ajoutez l’objet de l’e-mail.
- Rédigez le corps de l’e-mail et adaptez-le à la situation concernée.
- Vérifiez attentivement le modèle.
- Enregistrez le modèle afin de le rendre disponible à tous les recruteurs de l’espace de travail.
Les recruteurs ayant accès à la gestion des candidatures peuvent consulter, modifier et supprimer les modèles partagés. Vérifiez régulièrement les modèles et supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires.
Consulter les e-mails envoyés
JobCloud ONE affiche les e-mails envoyés dans la candidature concernée. Chaque entrée comprend :
- le nom du recruteur qui a envoyé l’e-mail ;
- la date et l’heure d’envoi ; et
- le contenu de l’e-mail.
Utilisez cet historique pour confirmer les informations qu’un candidat a reçues et éviter l’envoi d’e-mails en double. L’historique comprend uniquement les e-mails envoyés depuis JobCloud ONE. Il n’inclut pas les réponses des candidats.
Protection des données
Les candidatures peuvent contenir des données personnelles sensibles, notamment des CV et des coordonnées. Envoyez uniquement des e-mails pertinents pour le processus de recrutement. Ne partagez des informations qu’avec des destinataires autorisés.
Les recruteurs sont responsables du traitement des données des candidats conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et au RGPD. Supprimez les données des candidats lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au processus de recrutement. Au plus tard, supprimez-les une fois que le candidat recruté a terminé avec succès sa période d’essai.