Recruiter können Bewerbenden in jeder Phase des Rekrutierungsprozesses in JobCloud ONE E-Mails senden. Sie können einzelne Bewerbende kontaktieren oder dieselbe E-Mail gleichzeitig an mehrere Bewerbende senden.
Recruiter können Nachrichtenvorlagen erstellen und wiederverwenden, um einheitlich zu kommunizieren und Zeit zu sparen. Die Vorlagen werden mit allen Recruitern im selben Arbeitsbereich geteilt. JobCloud ONE speichert gesendete E-Mails in der jeweiligen Bewerbung. So können Recruiter die Kommunikation mit Bewerbenden nachvollziehen.
Diese Funktion unterstützt nur ausgehende E-Mails. E-Mails werden über noreply@jobcloud.ch versendet. JobCloud ONE zeigt an Bewerbende gesendete E-Mails an, zeigt oder verfolgt jedoch keine Antworten von Bewerbenden.
Typischer Anwendungsfall
Recruiter können diese Funktion nutzen, um Bewerbende während des gesamten Rekrutierungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. Sie können beispielsweise bestätigen, dass eine Bewerbung geprüft wird, über die nächsten Schritte informieren, Bewerbende zu einem Vorstellungsgespräch einladen oder über das Ende des Rekrutierungsprozesses informieren.
Vorlagen eignen sich für E-Mails, die Recruiter regelmässig versenden. Sie helfen dabei, einheitlich zu kommunizieren und den manuellen Aufwand zu verringern. Recruiter können beispielsweise Vorlagen für Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Updates zum Rekrutierungsprozess und Absage-E-Mails erstellen.
Die bestehende Standard-Absage-E-Mail bleibt einschliesslich der verfügbaren Übersetzungen erhalten. Recruiter, die keine individuellen Vorlagen benötigen, können sie weiterhin verwenden.
Anleitung:
Bewerbende per E-Mail kontaktieren
- Öffnen Sie die betreffende Stellenanzeige und wählen Sie die Bewerbung oder Bewerbungen aus, zu denen Sie Kontakt aufnehmen möchten.
- Erstellen Sie eine neue Nachricht.
- Wählen Sie eine bestehende Nachrichtenvorlage aus oder verfassen Sie eine neue Nachricht.
- Prüfen Sie die Betreffzeile und den Inhalt der E-Mail vor dem Versand.
- Wenn Sie mehrere Bewerbende kontaktieren, stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Bewerbenden dieselbe Mitteilung erhalten sollen.
- Senden Sie die Nachricht.
JobCloud ONE versendet die E-Mail über noreply@jobcloud.ch. Bewerbende können auf die E-Mail antworten, aber ihre Antworten werden in JobCloud ONE weder angezeigt noch nachverfolgt. Geben Sie eine alternative Kontaktmöglichkeit an, wenn Sie eine Antwort von Bewerbenden erwarten oder benötigen.
Nachrichtenvorlagen erstellen und verwalten
- Öffnen Sie die Liste der Nachrichtenvorlagen im Bereich für die Bewerbungsverwaltung in JobCloud ONE.
- Erstellen Sie eine neue Vorlage.
- Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen. Dieser soll anderen Recruitern helfen zu verstehen, wann die Vorlage verwendet werden soll.
- Fügen Sie eine Betreffzeile hinzu.
- Verfassen Sie den E-Mail-Text und passen Sie ihn an die jeweilige Situation an.
- Prüfen Sie die Vorlage sorgfältig.
- Speichern Sie die Vorlage, damit sie allen Recruitern im Arbeitsbereich zur Verfügung steht.
Recruiter mit Zugriff auf die Bewerbungsverwaltung können geteilte Vorlagen anzeigen, bearbeiten und löschen. Prüfen Sie Vorlagen regelmässig und löschen Sie nicht mehr benötigte Vorlagen.
Gesendete E-Mails prüfen
JobCloud ONE zeigt gesendete E-Mails in der jeweiligen Bewerbung an. Jeder Eintrag enthält:
- den Namen des Recruiters, der die E-Mail gesendet hat;
- Datum und Uhrzeit des Versands; und
- den Inhalt der E-Mail.
Nutzen Sie diesen Verlauf, um zu prüfen, welche Informationen Bewerbende erhalten haben, und um doppelte E-Mails zu vermeiden.
Der Verlauf enthält nur E-Mails, die über JobCloud ONE versendet wurden. Antworten von Bewerbenden sind darin nicht enthalten.
Datenschutz
Bewerbungen können sensible personenbezogene Daten enthalten, darunter Lebensläufe und Kontaktdaten. Senden Sie nur E-Mails, die für den Rekrutierungsprozess relevant sind. Geben Sie Informationen nur an berechtigte Empfänger weiter.
Recruiter sind dafür verantwortlich, Daten von Bewerbenden gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der DSGVO zu verarbeiten. Löschen Sie Daten von Bewerbenden, sobald sie für den Rekrutierungsprozess nicht mehr benötigt werden. Löschen Sie die Daten spätestens, nachdem eine eingestellte Person die Probezeit erfolgreich abgeschlossen hat.